Что значит переход на ЭТрН
Это замена бумажной транспортной накладной на электронную. С 1 сентября 2026 года она станет обязательной для всех грузоперевозок по России.
Переход означает, что бумажную накладную перестанут принимать. Не получится отправить груз, если документ оформлен по старому. Контрагенты откажутся работать, а государство предписывает штраф за работу такой формат работы.
Но я бы отметила и другую сторону этого процесса. Переход открывает возможности. Электронную накладную нельзя потерять. В неё нельзя задним числом внести правки. Она всегда доступна всем сторонам. Это прозрачность и контроль, которой часто не хватает в логистике.
При это переход на этрн меняет саму логику работы. Раньше транспортной накладной оформлялась на бумаге, передавалась водителю, могла задерживаться или теряться. Сейчас электронные транспортные накладные формируются заранее, подписываются и сопровождают груз в цифровом виде. Это ускоряет процессы и снижает нагрузку на сотрудников, поскольку многие операции автоматизируются.
Что такое ЭТрН
ЭТрН это электронная транспортная накладная. Полный аналог бумажной ТТН, только в цифре. Содержит все те же данные: отправитель, получатель, груз, машина, маршрут.
Пример ЭТрН
Зачем нужна ЭТрН
Электронная транспортная накладная решает три задачи: ускоряет работу, сокращает расходы и дает контроль.
Для руководителя ЭТрН — это прозрачность. Он видит все этапы перевозки в реальном времени. Где груз, кто его принял, нет ли задержки. Без бумажек, без звонков водителю. Это повышает управляемость бизнеса и снижает риски. Контрагенты и государственные органы тоже получают доступ к данным, что укрепляет доверие к компании.
Для бухгалтерии ЭТрН — это экономия времени. Транспортные накладные приходят в учетную систему автоматически. Не нужно перепечатывать данные вручную, сверять цифры, искать ошибки. Расходы на перевозку подтверждаются легко, а вычеты по НДС не вызывают вопросов у налоговой.
Для диспетчера логистики ЭТрН— это скорость. Он оформляет и отправляет накладную за несколько минут из учетной системы. Все участники перевозки получают документ мгновенно. Груз не ждёт, пока бумажку довезут курьером или передадут с водителем.
Для склада ЭТрН — это отказ от лишних движений. Сотрудник склада подписывает накладное электронной подписью сразу после погрузки. Не нужно ждать водителя с бумажными бланками, не нужно хранить пачки подписанных копий.
И главное про безопасность. Данные ЭТрН передаются по защищенным каналам через аккредитованных операторов. Это требование Минтранса и ФНС. Все электронные перевозочные документы хранятся в дата центрах оператора. Доступ к архиву строго контролируется. Это надежнее, чем держать кипы бумаги на складе, где их можно потерять.
ЭТрН и требования законодательства
Законодательную базу заложили в 140-ФЗ. Этот документ вносит поправки в закон о транспортно экспедиционной деятельности, номер 87-ФЗ.
С 1 марта по 1 мая 2026 года экспедиторы должны подать документы, проверить себя на соответствие требованиям и внести данные в реестр экспедиторов на платформе ГосЛог. Затягивать не стоит: кто опоздает, тот потеряет право работать легально.
С 1 сентября 2026 года ЭТрН становится обязательной для всех участников грузоперевозок. Минтранс позже выпустит список исключений, но их будет немного.
Как реализуется этот процесс: компания создает ЭТрН через оператора информационной системы. Оператор отправляет документ в ГИС ЭПД. Из системы к документу получают доступ все контролирующие органы: МВД, Минтранс, Минцифры, ФНС и Ространснадзор.
Когда начинать подключение к ЭТрН
Подготовку к внедрению ЭТрН нельзя откладывать на последний момент. Не потому, что это сложно. А потому, что цена ошибки с сентября 2026 года резко вырастет.
Сейчас вы можете тестировать, ошибаться и перенастраивать процессы, не рискуя срывами поставок. Потом такой возможности не будет. Те компании, которые начнут подготовку летом, рискуют внедрять изменения под давлением заказчиков и контролирующих органов . А это гарантированные простои и штрафы.
Как внедрить ЭТрН
Чтобы начать обмениваться электронными транспортными накладными, нужно выполнить три основных пункта:
- Электронная подпись
Сотрудники, которые будут подписывать ЭТрН от лица компании, должны получить сертификат квалифицированной электронной подписи. Это обычная электронная подпись физического лица. Ее выдают аккредитованные удостоверяющие центры.
Подпись нужно использовать вместе с машиночитаемой доверенностью. Доверенность подтверждает, что у сотрудника есть полномочия подписывать документы от имени компании.
Руководители коммерческих организаций и индивидуальные предприниматели получают квалифицированную подпись только в удостоверяющем центре ФНС. В первый раз придётся прийти лично. Действующую подпись, которую уже выдала налоговая, можно продлить удалённо через личный кабинет на сайте ФНС.
- Оператор информационной системы
Компании необходимо подключиться к оператору информационной системы электронных перевозочных документов. Оператор будет обрабатывать ЭТрН и отправлять их через свой сервис в ГИС ЭПД.
Минтранс уже провел аккредитацию таких операторов и вёл их в специальный реестр. Чтобы попасть туда, организация должна соответствовать требованиям, которые прописаны в законе о грузоперевозках, статья 18.1.
Как именно работать с сервисом, зависит от выбранного интеграционного решения. Можно использовать веб интерфейс. Можно встроить сервис в свою учётную систему через модуль для 1С, SAP, через API или коннекторы.
- Техника для сотрудников
Сотрудникам, которые принимают, перевозят и отгружают товар, понадобятся смартфоны или планшеты с доступом к системе электронного документооборота.
Как работают схемы обмена ЭТрН
Способов обмена электронными транспортными накладными несколько. Компании выбирают тот, который удобен под их процессы. Но если говорить о базовой схеме, она выглядит так.
Отправитель груза создает ЭТрН в собственной учетной системе или через веб интерфейс. Свою часть документа он заверяет квалифицированной электронной подписью. Через оператора электронного документооборота накладная уходит в ГИС ЭПД — государственную информационную систему электронных перевозочных документов.
- Оператор передает документ перевозчику и тому, кто получает груз.
- Водитель заходит в систему с планшета или телефона. Он подтверждает, что забрал груз, ставит простую электронную подпись.
- Перевозчик подписывает накладную своей квалифицированной подписью.
- Получатель принимает груз и тоже подписывает свою часть документа квалифицированной подписью.
- Водитель ещё раз подтверждает передачу груза — снова простой подписью.
- Менеджер транспортной компании ставит квалифицированную подпись под титулом перевозчика. Документооборот завершен.
Все участники потом могут зайти в сервис оператора, найти нужную накладную и скачать оригинал. Каждый видит именно те документы, которые подписывал лично.
Что делает ГИС ЭПД
Система получает данные о подписании ЭТрН в режиме реального времени. По запросу она передаёт эти сведения в МВД, Ространснадзор и ФНС.
Кроме того, ГИС ЭПД принимает титулы и квалифицированные подписи от операторов, выдает каждому документу уникальный идентификатор и сохраняет записи о накладных в своей базе.
В каких случаях ЭТрН не требуется
Закон не заставляет оформлять транспортную накладную, если нет договора перевозки и если компания не привлекает стороннего перевозчика. Это правило из статьи 8 закона о грузоперевозках действует и для бумаги, и для электронного формата. Ничего не меняется.
Вот живые примеры.
Поставщик везет свой товар покупателю на своей машине. Доставка не выделена в отдельную платную услугу, а входит в стоимость товара. Договор перевозки в такой ситуации не заключается. Накладная не нужна.
Или случай с самовывозом. Покупатель приезжает на склад поставщика на своей машине и забирает товар сам. Тоже без договора перевозки.
Компания перевозит грузы между своими филиалами. Своим транспортом. Без привлечения наемных перевозчиков.
Во всех этих случаях оформлять ЭТрН не обязательно. Хотя по желанию сторон можно это сделать для внутреннего контроля. Закон не запрещает, но и не требует.
Основные выводы
✅ С 1 сентября 2026 года бумажная транспортная накладная перестанет работать. Груз с бумажным документом не примут.
✅ Для руководителя ЭТрН даёт контроль над грузом в реальном времени. Для бухгалтерии — экономию времени без ручного ввода данных. Для диспетчера — скорость оформления за минуты. Для склада — отказ от бумажной волокиты.
✅ Начинать подготовку надо сейчас. Потом будет поздно. Летом 2026 года компании начнут внедрять ЭТрН в авральном режиме под давлением заказчиков и штрафов.
✅ Чтобы начать работу, нужно получить электронные подписи для сотрудников, подключиться к аккредитованному оператору и купить смартфоны или планшеты для водителей и склада.
✅ ЭТрН не нужна в трех случаях. Поставщик везет товар на своей машине. Покупатель забирает товар самовывозом. Компания перевозит грузы между своими филиалами.
Во всех остальных случаях с сентября 2026 года только электронный документ.
Не ждите лета 2026 года. Внедряйте ЭТрН сейчас.
Перестроить процессы, подключить оператора, получить подписи, обучить сотрудников и отловить ошибки на тестовых перевозках — на всё это нужно время. Если начать летом, вы будете делать это под давлением. Заказчики уже потребуют электронные документы. Контрагенты начнут отказываться от бумаги. Каждая ошибка обернётся простоем машины и штрафом.
Хотите подключить ЭТрН за один день? Звоните нам, мы расскажем Вам более подробно!
📞 Звоните: +7 (925) 121-17-05
📧 Пишите: sales@grisoft.ru
05.05.2026